Prozessmanagement: Erfolg durch effiziente Prozesse

Lassen Sie sich helfen. Bei der Organisationsgestaltung wird in Aufbau- und in Ablauforganisation differenziert. Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt, d. h. welche Aufgaben von welchen Personen und/oder Sachmitteln übernommen werden und mit welchen Rechten Personen ausgestattet sind, regelt die Ablauforganisation die innerhalb dieses Rahmens ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse. Es wird festgelegt, wann und wo ein Arbeitsschritt durchgeführt wird. Eine gute Ablauforganisation berücksichtigt die Prozesse in deren räumlichen und zeitlichen Ablauf. Dabei ist ein wichtiger Faktor, dass die Prozesse meist dynamischer Natur sind und diese flexibel gestaltet und bei Bedarf zeitnah angepasst werden sollten. Häufig sind Menschen in einem Prozess involviert. Entsprechend ist auch der menschliche Faktor innerhalb eines Prozesses zu beachten. Was genau definiert einen Prozess? Es gibt viele Prozessdefinitionen. Allgemein kann unter einem Prozess Fortgang oder Verlauf verstanden werden. Wir legen bei unserer Arbeit folgende betriebswirtschaftliche Definition zugrunde (Schwickert & Fischer 1996, S. 10 f.): Der Prozess ist eine logische zusammenhängende Kette von Teilprozessen, die auf das Erreichen eines bestimmten Ziels ausgerichtet sind. Ausgelöst durch ein definiertes Ereignis wird ein Input durch den Einsatz materieller und immaterieller Güter unter Beachtung bestimmter Regeln und der verschiedenen unternehmensinternen und -externen Faktoren zu einem Output transformiert. Der Prozess ist in ein System von umliegenden Prozessen eingegliedert, kann jedoch als eine selbständige, von anderen Prozessen isolierte Einheit, die unabhängig von Abteilungs- und Funktionsgrenzen ist, betrachtet werden. Bei einem Dienstleistungsbetrieb ist der definitionsseitig angesprochene Output die Dienstleistung. Schwickert & Fischer 1996: Schwickert, A. C.; Fischer, K.: Der Geschäftsprozeß als formaler Prozeß - Definition, Eigenschaften und Arten, in: Arbeitspapiere WI, Nr. 4/1996, Hrsg.: Lehrstuhl fur Allg. BWL und Wirtschaftsinformatik, Mainz, 1996. Was wird unter Prozessmanagement verstanden? Das Prozessmanagement umfasst: Planung, Durchführung, Controlling und die Optimierung von miteinander verbundenen Aufgaben, also Unternehmensprozessen. Es beantwortet stets die Frage: "Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?". Im Fokus steht hier die Wertschöpfungskette. Neben der Realisierung der Unternehmensziele sollen beim Prozessmanagement ebenfalls die im Unternehmen vorliegenden Informationen bestmöglich genutzt werden, um die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren resp. die Dienstleistung zu erbringen. Warum ist Prozessmanagement von Bedeutung? In der heutigen Wirtschaftswelt finden rasante Bewegungen und immer schneller werdende Veränderungen statt. Unternehmen finden sich heute in einer Wettbewerbswelt wieder, die einer relativ hohen Dynamik unterliegt. Angefangen vom sich häufig wandelnden Verbraucherverhalten, neuen Trends, innovativen Konkurrenzprodukten, neue (Fertigungs-)Technologien (Digitalisierung), verändernde rechtlichen Rahmenbedingungen oder ein zunehmernder Kostendruck aus dem Ausland. Unternehmen sind gezwungen sich an die Dynamik des vorherrschenden Marktes anzupassen, wenn sie im Wettbewerb bestehen bleiben wollen. In solch einem dynamischen Umfeld müssen Unternehmen den Blick verstärkt auch auf die eigenen Prozesse richten, um neue Verfahren und Technolgien zu integrieren und Ineffiz