Projektmanagement mit Microsoft Teams

Das Steuern und Managen eines Projektes mit verschiedenen Teilprojekten wird noch komplexer, wenn die am Projekt beteiligten Stakeholder-Gruppen auf der ganzen Welt verteilt sind. Das zielgerichtete und effiziente Führen eines virtuellen Projekts ist damit eine große Herausforderung, der sich Unternehmen verstärkt stellen müssen. Uns hat die Software-Lösung Microsoft Teams mit den integrierten Funktionen der Microsoft 365-Umgebung erheblich bei der Gestaltung unseres Projektmanagement geholfen. In Microsoft Teams lassen sich übergeordnete Teams erstellen, die in Kanäle unterteilt werden. Hilfreich für die Zusammenarbeit ist, dass Nutzer keinen eigenen Microsoft-Account brauchen, sondern auch als Gast hinzugefügt werden können. Teams können für die Ablage von Informationen und Dokumenten genutzt werden und zudem um zahlreiche Apps erweitert und personalisiert werden, die für ein konkretes Projekt von Nutzen sind. Einige dieser Apps, die speziell im Kontext des Projektmanagements von hohem Nutzen sind, stellen wir im Folgenden vor. Agiles & klassisches Projektmanagement durch Planner Ein nützliches Tool zum Einsatz im Projektmanagement ist Planner. Planner dient zum Planen und Nachhalten einzelner Aufgaben innerhalb eines Teams und kann sowohl im agilen als auch im klassischen Projektmanagement eingesetzt werden. Da das Taskboard individuell angepasst werden kann, können beispielsweise in einem klassischen Projektmanagement die sogenannten „Buckets“ nach Meilensteinen aufgebaut und im agilen Projektmanagement ein Kanban-Board erstellt werden. Indem Personen direkt Aufgaben zugewiesen, Anhänge angefügt, Aufgabenbeschreibungen verfasst und Start- und Enddaten ergänzt werden, können Aufgaben weiter individualisiert werden. Zudem ist eine weitere Personalisierung durch Farben inklusive Beschriftung möglich. Zudem kann das Taskboard als Grundlage für Reporting, beispielsweise zum Stand der Aufgaben genutzt werden. Falls Project oder Jira genutzt wird, können diese Programme ebenfalls in Teams eingepflegt werden. Übersicht über Verzugsmeldungen durch Lists Ein sehr vielseitig einsetzbares Tool ist Lists. Listen können aus einer Vorlage oder neu angelegt werden. Diverse Spalten können individuell, beispielsweise um Deadlines, Kategorien und Anhänge, angepasst werden. Interessant ist Lists im Projektmanagement auch für eine rechtliche Fristsetzung. Diverse Mahnkategorien können eingestellt und mit Deadline und etwaigen Anhängen versehen werden. Durch die unterschiedlichen Filterfunktionen können schnell die gewünschten Ergebnisse abgerufen werden. Prozessautomatisierungen durch Power Automate